Más vale prevenir que lamentar. Importadores alrededor del mundo cometen errores frecuentes, al recibir un pedido que no cumple con sus expectativas se percatan que la orden de compra no era del todo clara. Y es en ese punto donde se pregunta qué pueden hacer o a donde acudir.
Emprendedores e incluso empresas con experiencia acaban por contactar a una empresa de control de calidad tras un problema con los proveedores. Pero en la gran mayoría de situaciones el problema se encuentra en una orden de compra mal elaborada.
Elaborar una orden de compra entre las partes (compradores y proveedores) es imprescindible. Una orden de compra es un formulario comercial donde se debe incluir información detallada sobre la compra y venta de productos y servicios.
Una Orden de Compra, conocida también como requisición o PO (order purchase), es una parte vital de las áreas financieras y contables de un negocio.
Las plantillas son muy valiosas para aprender a redactar una orden de compra.
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Una orden de compra deben incluirse algunos datos importantes, como por ejemplo:
- Número de pedido: Un número asignado a cada orden de pedido.
- Nombre del proveedor:
- Dirección del proveedor o comprador.
- Números de teléfono:
- Fecha: La fecha en que se solicitó el artículo y se firmó el pedido.
- Persona de contacto, correo electrónico y número de teléfono.
- Nombres y contactos de otros colaboradores del proveedor: Se utiliza cuando un tercero va a suministrar la mercancía.
- Nombre de la persona que recibe el producto
- Dirección de destino: La dirección donde se enviará o recibirá el artículo.
- Descripción: Esta línea incluye: Nombre del artículo, número de stock, precio unitario, cantidad y total.
- Plazos de entrega: Las fechas dadas para recibir artículos.
- Plazos de pago
- Firmas: La persona o personas designadas y autorizadas para aprobar las transacciones.
- Requisitos de control de calidad: Describe cómo «El vendedor es responsable de entregar los bienes basados en las muestras y la información aquí debajo en esta Orden de Compra que será inspeccionada por mi compañía de inspección de tercera parte. El pago se entregará solo después de la inspección previa al envío realizada por el agente/inspector/compañía de control de calidad».
Una orden de compra firmada es un acuerdo legal vinculante entre las partes para bienes o servicios. Asegúrate, antes de firmar, que los requisitos de control de calidad están claros al 100%. Acepta los cambios solo por escrito, con fecha y firma.
¿Solicitar muestras?
Solicitar muestras al proveedor previo a una compra formal es una buena práctica. Pero solo para casos de una gran inversión. Solicitar muestras te permite conocer si el proveedor puede cumplir con tus requisitos, es decir, si los productos del proveedor cumplen con tus expectativas.
Otra situación para solicitar muestras es cuando no puedes decidir entre 2 o más proveedores.
El proveedor puede prometer la mejor calidad, pero es tu obligación determinar si supera o no tus expectativas.
Si recién estás conociendo al proveedor, lo más probable es que debas pagar el valor por las muestras comerciales. No lo tomes como un gasto innecesario, al contrario, esto te puede evitar mayores pérdidas económicas.
Muchos importadores consultan a sus proveedores si pueden cerrar la negociación por la plataforma de Alibaba, ya que tienen la opción de pagar a través de Alibaba Trade Assurance.
Para algunos proveedores que no ofrecen el servicio a través de Alibaba Trade Assurance, el pago habitual es mediante transferencia bancaria (T/T.
Producción y seguimiento de la orden de compra
En algunos casos los proveedores cuentan con el stock necesario para realizar el despacho de la mercancía de inmediato, solo tienen que empacar y enviar.
Por lo tanto, solo tienes que mencionar al proveedor que debe embalar el producto de una manera segura y enviarlo en el plazo acordado.
Si vas a importar productos personalizados, los proveedores requieren del tiempo necesario para adecuar la producción bajo tus requerimientos. En este proceso, la fábrica puede encontrarse con varios problemas.
Por lo tanto, muchos proveedores, especialmente en China, suelen incumplir con las fechas pactadas. Casi todos los empresarios han sufrido retrasos en la producción y la entrega de un pedido. Es muy importante que des seguimiento al proceso de producción del proveedor, ya que, de lo contrario, no entregará la mercancía en el plazo previsto.
Dar seguimiento a tu orden de compra es sencillo. Lo importante es mantener una comunicación constante con la fábrica durante el proceso de producción.
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