¿Qué es una orden de compra y una factura proforma?

La orden de compra y la factura proforma son documentos básicos y esenciales de toda importación de China o de cualquier otro país, en este artículo vas a aprender todo lo que necesitas saber sobre estos documentos, que información debes incluir y cuál es la diferencia entre estos dos documentos.

NombreNombre en inglésAbreviatura en inglés
Orden de compraPurchase order(PO)
Factura proformaProforma invoice(PI)

Los importadores envían una orden de compra (PO) como un formalismo para declarar su intención de comprar productos, de acuerdo con los términos especificados en la PO. 

El proveedor como respuesta a esta intención emite una factura proforma (PI), en la que confirma su intención de venderle los productos según los términos indicados en la factura proforma (PI).

No pienses que tan solo son un par de documentos obsoletos que forman parte de un formalismo, comprender el proceso de funcionamiento y emisión de las órdenes de compra y facturas proforma puede ayudarte a evitar graves malentendidos, que pueden dar lugar a problemas con la calidad de los productos, recibir productos erróneos, o fallos en las fechas de producción y despacho.

¿Qué es una orden de compra y una factura proforma

¿Qué es una orden de compra (PO)?

Una orden de compra (PO) es un documento comercial emitido por el comprador/ importador  al proveedor con información sobre los productos que te interesan comprar.

¿Cuándo necesito una orden de compra?

Por ejemplo, cuando vas a hacer un nuevo pedido y tu proveedor en china, te solicita que le envíes la “PO” para conocer lo que necesitas, la cantidad y especificaciones para poder cotizar tu orden de compra.

¿Qué información debe incluir una orden de compra?

Una orden de compra debe incluir el nombre del producto, los colores, los materiales y la cantidad. También debe incluir cualquier referencia del producto en cuanto a las especificaciones técnicas se refiere, diseños o planos relacionados con ese producto.

Información sobre el producto

  • Nombre del producto
  • Materiales
  • Colores
  • Archivos adjuntos
  • Normas aplicables (por ejemplo, EN 71 Parte 3)
  • Cantidad (por ejemplo, 1000 unidades)

Además, también debes incluir la siguiente información relacionada con tu empresa o situación fiscal:

  • Datos de tu empresa
  • Número de pedido
  • Persona de contacto
  • Detalles del proveedor
  • Dirección de entrega
  • Plazo de entrega solicitado
  • Incoterms (por ejemplo, FOB)

También puedes incluir el precio unitario previsto. Sin embargo, ten en cuenta que el precio no es definitivo hasta que el proveedor haya emitido su factura proforma. 

Es prudente fijar los precios, como forma de indicar al proveedor que no aceptarás grandes aumentos de precio.

¿Cuáles son las ventajas de enviar una orden de compra?

La orden de compra deja muy claro lo que quieres comprar. Especifica los productos, las variantes, los colores y la cantidad. 

Es importante ser claro al enviar las instrucciones del pedido a un proveedor, ya que el más mínimo malentendido puede hacer que fabrique el producto, el color, el tamaño o la cantidad equivocada.

¿Cómo envío la orden de compra a la fábrica?

Puedes enviar tu orden de compra como un archivo adjunto en PDF en un correo electrónico. No es necesario que envíes una copia impresa firmada a la fábrica.

¿Tengo que presentar una orden de compra antes de cada producción?

Sí, la orden de compra es una formalidad que muchos importadores no se toman en serio. Es perfectamente posible enviar a tu proveedor un correo electrónico solicitando que emita una nueva factura, sin adjuntar una Orden de Compra.

Sin embargo, es conveniente presentar un documento que incluya toda la información relevante del producto, las condiciones de entrega y los datos del comprador.

¿Cómo puedo crear una orden de compra?

Puedes utilizar cualquier plantilla de Word o Google Docs para crear una orden de compra. También puedes emplear una hoja de cálculo. Lo que importa es la información del pedido.

¿Qué es una factura proforma (PI)?

La factura proforma es una versión preliminar de la factura emitida por el proveedor, como respuesta a tu orden de compra. 

Como los precios no son confirmados en esta fase por tu parte, se denomina factura proforma, que está sujeta a cambios en términos de precio y cantidad.

Una vez aceptada la factura proforma, el proveedor debe emitir la factura real. 

Dicho esto, muchos fabricantes se limitan a referirse a la factura proforma como la factura final.

Los fabricantes de China, y de otros lugares de Asia, suelen referirse a la factura proforma como PI.

factura proforma

¿Por qué necesito una factura proforma de la fábrica?

Sirve como presupuesto o «contraoferta» a tu orden de compra. Es posible que tu proveedor no esté necesariamente de acuerdo con el precio unitario y la cantidad de pedido indicados en tu orden de compra.

Esto puede reflejarse en la factura proforma. También es importante que el proveedor resuma los productos, los colores, las tallas, los precios y la cantidad en un solo documento.

¿Qué tipo de información debe incluir la factura proforma?

La factura proforma incluye normalmente la siguiente información:

  • Datos del cliente (datos de tu empresa)
  • Detalles del proveedor
  • Dirección de entrega
  • Puerto de descarga
  • Detalles del producto
  • Precio por unidad
  • Datos de la cuenta bancaria

¿Cómo evitar fraudes a la hora del pago?

Debe comparar los datos del beneficiario de la cuenta bancaria especificados en la factura proforma con los datos del proveedor, para asegurarte de que coinciden con el nombre real del proveedor.

Utiliza esta lista de comprobación para evitar estafas en los pagos:

  • ¿El nombre del vendedor no coincide con el del proveedor?
  • ¿El beneficiario de la cuenta bancaria no coincide con el nombre del proveedor?
  • ¿La cuenta bancaria está situada en un paraíso fiscal (por ejemplo, en las Islas Vírgenes Británicas) o fuera del país del proveedor?

Si la respuesta a cualquiera de las preguntas anteriores es «Sí», entonces no debes transferir los fondos al proveedor.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?

Una factura proforma es esencialmente un presupuesto. Sin embargo, en la práctica, los fabricantes de Asia no envían facturas proformas cuando se les pide un presupuesto, sino cuando el comprador está a punto de hacer un pedido.

Durante un proceso de petición de oferta, por ejemplo, la mayoría de los proveedores responden con un presupuesto.

La principal diferencia radica en la información: 

  • Una factura proforma incluye la información que se espera encontrar en una factura, como las condiciones de pago, la información de la cuenta bancaria y la fecha estimada de envío.
  • Por otro lado, los presupuestos suelen incluir únicamente la información básica del proveedor, los precios unitarios y las cantidades mínimas de venta.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial?

La factura proforma es un documento que demuestra el compromiso del proveedor de vender productos por un precio determinado, en las condiciones especificadas. 

A menudo se producen varios cambios en las condiciones (por ejemplo, los Incoterms), la cantidad y el precio durante la negociación – lo que hace que el proveedor emita varias versiones de la factura proforma antes de cualquier pago por tu parte.

Por lo tanto, la factura proforma no es un documento legal.

La factura comercial, en cambio, es un documento legal real en el que consta el importe final recibido por el proveedor. 

A diferencia de la factura proforma, que solo es digital, la factura comercial también es impresa y sellada por el proveedor.

¿Puedo utilizar la factura proforma como prueba del valor de la importación?

Por lo general, no puedes usar la factura proforma como prueba del valor en aduana. En su lugar, el proveedor debe emitir una factura comercial con el sello de su empresa. 

Este documento es enviado por tu proveedor directamente a su transportista, que utilizará la factura comercial como prueba del valor en aduana.

Dicho esto, la aduana puede aceptar una factura proforma en caso de no disponer de una factura comercial. 

Pero también pueden solicitar registros de transacciones o extractos bancarios que justifiquen el valor declarado.

Por favor querido lector me ayudas a compartir la información con más importadores

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Sobre el autor:

Esteban E. Ing. en Comercio Exterior, Integración y Aduanas | Emprendedor Digital

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