¿Los proveedores chinos no responden tus correos electrónicos? Lo que suele ocurrir cuando los correos electrónicos o las solicitudes de cotización están redactados de forma incorrecta es que obtendrás un bajo índice de respuesta de los proveedores y fábricas de calidad.

Es decir, de los proveedores con los que interesa trabajar, pero, por otro lado, las empresas comerciales son las que tienen un índice de respuesta más elevado. Ya he mencionado de las dificultades de comprar a una empresa comercial china en otra ocasión.

A continuación, te comparto un ejemplo de un correo electrónico mal redactado dirigido a una fábrica china. 

Hay 5 problemas obvios en el correo electrónico que afectarán a proceso de compra y verificación de proveedores en el momento que deseas importar:

1. No has presentado tu empresa
2. Eres impreciso en cuanto a tus necesidades de producto
3. Utilizas términos ambiguos/subjetivos («alta calidad») para describir tus requisitos de producto
4. No has incluido una hoja de especificaciones y no has enumerado las especificaciones de tu producto
5. Generas la impresión de ser un importador aficionado y un negocio poco profesional

Como importador debes entender que es un mito y algo arrogante creer que todas las fábricas chinas se mueren por trabajar con tu negocio. 

Esto es especialmente cierto en el caso de los mejores fabricantes, ya que tienen clientes a largo plazo y operan casi a plena capacidad de producción. 

Muchos proveedores simplemente no quieren la molestia de pasar por meses de negociaciones, desarrollo de muestras y personalizaciones para clientes poco profesionales que perciben que no tienen esperanza de hacer pedidos regulares.

¿Cómo fomentar un alto índice de respuesta de proveedores y fábricas de calidad?

1. Tu correo electrónico debe demostrar que es una operación profesional y un cliente potencial a largo plazo para la fábrica.  En otras palabras, tienes que demostrar que no eres novato (aunque lo seas)
2. Tu correo electrónico debe ser conciso y con llamadas a la acción claras
3. En tu correo electrónico debes utilizar los términos correctos para los componentes, las materias primas y los requisitos de las pruebas
4. Tu petición de oferta debe contener adjunto una hoja de especificaciones de producto

A continuación te muestro un correo electrónico correctamente redactado dirigido a un proveedor chino que seguro obtendrás un alto índice de respuesta.

Además de fomentar un alto índice de respuesta por parte de los mejores proveedores, es importante que entiendan tus requisitos exactos y respondan con la información que necesitas. 

No querrás estar yendo y viniendo con 15 correos electrónicos para aclarar que la fábrica tiene las certificaciones adecuadas, puede cumplir tus requisitos de tiempo de entrega, tiene acceso a los componentes que necesita, etc.

Continúa leyendo para obtener una guía paso a paso sobre cómo dar formato a tus correos electrónicos y a tu solicitud de cotización para obtener un alto índice de respuesta de los proveedores chinos con los que realmente quiere hacer negocios.  

He incluido una plantilla de correo electrónico descargable de forma gratuita en la parte inferior.

Introducción

Debes explicar quién eres y ofrecer una breve presentación de tu empresa. Es una oportunidad para demostrar que eres un cliente potencial valioso para la fábrica.

Detalles y hoja de especificaciones

El siguiente paso es describir lo que necesitas del proveedor y enumerar tus requisitos de producto.

Es importante que adjuntes la hoja de especificaciones del producto, que puede hacer las veces de petición de oferta. 

Debes incluir los requisitos de embalaje, las certificaciones/pruebas requeridas e, idealmente, imágenes o archivos de diseño del producto en la hoja de especificaciones.

Evitar la falta de comunicación

Para evitar errores de comunicación y presupuestos inexactos, asegúrate de utilizar los términos correctos para los componentes y las materias primas. 

Si no estás seguro, investiga en Alibaba para ver cuál es la palabra estándar para ese material. Evita emplear términos de jerga o palabras localizadas para un producto o componente.

Muestras

Si tu producto es personalizado, tienes que hacerles saber que tiene muestras que puedes enviar a la fábrica para obtener un presupuesto más preciso. Las fábricas chinas son muy buenas copiando diseños existentes.

Cortesía

No hace falta decirlo, pero no seas grosero con los proveedores. No crees problemas de tiempo innecesarios para recibir una respuesta. 

Si has conocido al proveedor en una feria, recuerda dirigirte a él por su nombre.

Tu correo electrónico inicial debe ser breve.  Un proveedor de china no va a leer un documento de 3 páginas, sobre todo si el inglés es su segunda lengua.